Assistant de direction H/F
Présentation de la société
Notre client, fonds d'investissement international basé dans le 2ème arrondissement de Paris, nous a mandaté pour l’accompagner sur le recrutement d'un(e) :
Assistant de direction bilingue anglais H/F
Description du poste
Responsabilités
- Gestion complète de l'agenda pour les professionnels juniors et seniors
- Planification de réunions, conférences téléphoniques et vidéoconférences internes et externes
- Organisation des voyages internationaux et domestiques (vols, hôtels, voitures, etc.) via le partenaire de voyage de l'entreprise
- Aide à la préparation et à l'impression de présentations et de propositions
- Catégorisation et facturation des dépenses d'entreprise et des frais personnels via le système Workday
- Prise en charge des appels téléphoniques et des e-mails
- Approvisionnement en fournitures de bureau et autres besoins
- Archivage, classement, numérisation et impression de documents
- Assistance administrative occasionnelle pour les collègues d'autres bureaux lors de leur visite au bureau de Paris
- Couverture occasionnelle des tâches administratives des membres de l'équipe de soutien, par exemple en cas d'absence de courte durée ou de maladie
- Diverses tâches de soutien à l'équipe, telles que l'accueil des invités au bureau de Temasek, les interactions avec les fournisseurs de bureau, la réservation des salles de réunion et la gestion des fichiers internes
- Support de projets spéciaux tels que des séminaires d'équipe, des événements de bureau, des réunions de comités consultatifs, des efforts de recrutement, des événements de communication et le développement des relations institutionnelles
- Tâches administratives diverses
Profil du candidat
Exigences
- 8 à 10 ans d'expérience en tant qu'EA, idéalement dans l'industrie des services financiers ou dans un environnement de travail international rapide
- Expérience de travail au sein d'une équipe internationale, avec une compréhension des différences culturelles et une efficacité dans le travail à travers différents fuseaux horaires
- Maîtrise avancée de MS Office, y compris Word, MS Outlook, Excel et PowerPoint
- Capacité à travailler dans un environnement rapide
- Excellentes compétences en communication orale et écrite à tous les niveaux, avec une parfaite maîtrise bilingue de l’anglais et du français
- Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités concurrentes, souvent avec des délais serrés
- Connaissance de Workday pour le traitement des dépenses est un plus
Compétences
- Candidat proactif, prend des initiatives et a la capacité de travailler avec peu de supervision
- Excellentes compétences en communication à tous les niveaux
- Capacité à travailler calmement et efficacement dans un environnement sous pression avec peu de supervision
- Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités concurrentes souvent avec des délais serrés
- Bonne attention aux détails
- Volonté d’aider